Lakisääteiset henkilöstösuunnitelmat – pakollinen paha vai käytännön työkalu?

Monessa organisaatiossa lakisääteiset henkilöstösuunnitelmat hoidetaan, koska on pakko. Ne päivitetään kerran vuodessa, tallennetaan intranetiin ja unohdetaan. Mutta voisiko niistä olla oikeasti hyötyä arjen johtamisessa?

Mitä henkilöstösuunnitelmia tarvitaan ja miksi?

Työturvallisuuslaki, yhdenvertaisuuslaki, työterveyshuoltolaki ja useat muut säädökset edellyttävät organisaatiolta dokumentoituja toimintamalleja. Yleisimpiä ovat:

• perehdytyssuunnitelma

• varhaisen tuen malli

• päihdeohjelma

• häirinnän ja epäasiallisen kohtelun toimintamalli

• tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelma

• työyhteisön kehittämissuunnitelma

• työsuojelun toimintaohjelma

Nämä asiakirjat eivät ole byrokratiaa varten. Ne on tarkoitettu ohjaamaan toimintaa käytännössä.

Miten suunnitelmat muuttuvat hyödyksi?

Suunnitelmien todellinen arvo syntyy silloin, kun ne tukevat esihenkilöä arjessa. Esimerkiksi:

• Perehdytyssuunnitelma varmistaa, että uusi työntekijä saa tarvittavan tuen työn aloitukseen ja tietää, mitä häneltä odotetaan.

• Varhaisen tuen malli antaa konkreettiset ohjeet, milloin ja miten ottaa huoli puheeksi.

• Päihdeohjelma luo selkeän prosessin, jos työkyky herättää huolta päihteiden käytön takia.

• Häirinnän ja epäasiallisen kohtelun toimintamalli antaa turvallisen rakenteen tilanteiden selvittämiseen.

• Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelma auttaa tunnistamaan kehittämiskohteet ja varmistaa, että henkilöstöä kohdellaan yhdenvertaisesti eri tilanteissa.

• Työyhteisön kehittämissuunnitelma antaa suunnan pitkäjänteiselle henkilöstötyölle.

• Työsuojelun toimintaohjelma tekee turvallisuuteen liittyvät vastuut, toimintatavat ja kehittämistoimet näkyviksi ja tukee arjen työolojen jatkuvaa parantamista.

Jos suunnitelmat kirjoitetaan selkeästi, niiden käyttö ei vaadi juridiikan osaamista vaan maalaisjärkeä ja vastuullisuutta.

Suunnitelmat johtamisen välineenä

Hyvin laaditut suunnitelmat eivät rajoita esihenkilötyötä, vaan selkeyttävät sitä. Ne tuovat turvaa niin esihenkilöille kuin työntekijöille, kun kaikille on selvää, miten toimitaan.

Lisäksi dokumentoidut toimintamallit auttavat organisaatiota:

• täyttämään lakisääteiset velvoitteet

• parantamaan henkilöstökokemusta

• vahvistamaan oikeudenmukaisuutta ja läpinäkyvyyttä

• tukemaan kestävää työkykyä ja työyhteisön toimivuutta

Näin pääset alkuun

1. Tee tilannekuva: mitä suunnitelmia vaaditaan, mitkä ovat olemassa, milloin päivitetty

2. Laadi suunnitelmat: kirjaa vaatimukset, luo konkreettiset toimenpiteet, hyväksytä

3. Vie käytäntöön: kiinnitä vuosikelloon, kouluta esihenkilöt, seuraa vaikuttavuutta

Suunnitelmat voivat olla käytännön työkaluja. Kyse on siitä, miten ne laaditaan ja kuinka niitä käytetään.

Haluatko varmistaa, että teillä on kaikki kunnossa? Tutustu tarkemmin lakisääteisiin henkilöstösuunnitelmiin sivuillamme.